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Organisierter Papierkram


In vielen Unternehmen, egal ob Konzern oder kleines Start-Up, kursieren täglich tausende von Ausdrucken und Dokumente via Mail. Hier den Durchblick zu behalten kann sich als äußerst kompliziert herausstellen. Einige Dokumente sind zusätzlich noch in mehrfacher elektronischer Form vorhanden, da mehrere Personen gleichzeitig an diesen arbeiten. Um hierbei das richtige Dokument an den Kunden weiterzuleiten ist oftmals im Vorhinein Kommunikation mit den einzelnen Projektteammitgliedern gefragt. Klarerweise können intern ebenfalls Probleme auftauchen, denn es gibt nichts ärgerliches, als wenn die getane Arbeit umsonst ist, da an einer alten Datei weiter gearbeitet wurde. Um diese ärgerlichen Situationen zu verhindern, vertrauen Sie am besten auf einen Spezialist für Dokumentenmanagement .

Mit einem Dokumentenmanagementsystem kann an Effizienz und Effektivität dazugewonnen werden und gleichzeitig Druckkosten und Zeitaufwand minimiert werden. Durch ein zentrales System wird sichergestellt, dass immer am aktuellsten Dokument gearbeitet wird und zusätzlich können Zugriffsbeschränkungen angewendet werden. Der Kostenfaktor Zeit ist indes beeinflusst, dass ein zentrales System den schnellen Zugriff auf Dokumente ermöglicht und zusätzlich der Informationsfluss und die Informationsverteilung optimiert wird. Des Weiteren können auch Personal- und Raumkosten reduziert werden, da einerseits Arbeitsaufträge schneller erledigt werden können durch das zentrale Dokumentenmanagementsystem und andererseits die Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten digitalisiert werden kann.

Zusätzlich können CRM- und ERP-Systeme in das zentrale Dokumentenmanagementsystem integriert werden. Somit können Kundendaten an alle Projektteammitglieder freigegeben werden und ebenfalls ein Engpass bei diversen Materialien verhindert werden. Des Weiteren kann man durch ein zentrales System die Trennung von zusammengehörigen Informationen verhindern, sowie vertrauliche Inhalte schützen. Somit wird die Datensicherheit im Unternehmen ebenfalls erhöht.

Durch Workflows und Prozesse kann die Arbeitszeit optimal und effizient genutzt werden und lästige Wartezeiten am Drucker vermieden werden. Außerdem können Kosten für Druckpapier und Toner minimiert, Wartungskosten für diverse IT-Geräte reduziert und der Energieverbrauch geschmälert werden. Somit schont man gleichzeitig auch die Umwelt und verhindert, dass der Papierkorb vor lauter Papier täglich überquillt.

Ein weiteres mögliches Feature ist die einheitliche E-Mail Archivierung. Hiermit ist es möglich, dass gewisse Nachrichten dem jeweiligen Projekt und Projektteammitgliedern zugeordnet werden können. Insbesondere ist es ebenfalls für Kunden von großem Vorteil, da dieser im Idealfall einen Ansprechpartner hat und gleichzeitig das gesamte Projektteam über alle Vorgänge Bescheid weiß. Denn es ist eine äußerst unangenehme und auch für das Unternehmen ungünstige Situation, wenn der Kunde falsche Informationen erhält und ihm Versprechungen gemacht werden, die allerdings nicht erfüllt werden können. Diese Situationen und der unorganisierte Papierkram können ganz einfach durch ein zentrales Dokumentenmanagementsystem gelöst bzw. abgelöst werden.

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